Tid är en rättvis resurs såtillvida att alla har lika mycket av den. Det är också den dyrbaraste resursen vi har då det inte går att skapa mer eller tillfälligt låna tid på samma sätt som t ex med pengar.

Ibland när man går hem för dagen så undrar man vad man egentligen har uträttat. Sådana dagar har oftast varit fyllda av möten,  ibland så pass många att man bara gått från det ena till det andra med ett kort avbrott för lunch, inte alltid så produktivt

En del företag har också en bedrövlig mötesdisciplin. Ett av det värsta exemplen jag upplevt var på ett företag där  följande utspelade sig vid i stort sett varje möte:

Vid tidpunkten för mötets start hade endast hälften av deltagarna dykt upp. Vi väntade in de som saknades varpå en av de närvarande deltagarna passade på att hämta en kopp kaffe. Detta utlöste ett lämmeltåg av människor som också “passade på” varpå rummet snart tömdes på folk.  De som hade saknats började sticka in huvudet och upptäckte att bara jag var på plats, konstaterade att mötet inte hade börjat ännu och passade därför också på att hämta en kopp kaffe….

Det tog säkert 15- 20 minuter innan alla var på plats och mötet kunde börja. Man tappar lätt gnistan efter en sån inledning kan jag lova.

Så för att göra dina möten effektivare finns det en minnesregel som kallas I.D.O A.R.T och som kommer att göra underverk för dina möten. Se till att starta en trend i din organisation så kommer du snart att få en hjältestatus, eller i alla fall så kommer folk att prioritera dina möten framför andra som inte följer denna enkla minnesregel.

I – Intention eller syfte med mötet. Varför har man mötet överhuvud taget, måste det vara just ett möte eller kan det lösas via mail? Undvik diskussionsmöten sträva efter att ha beslutsmöten.

D.O – Disired Outcome, vad är målet med mötet, vad skall vi ha uppnått när mötet är över. Om du sätter mätbara mål för mötet så styr det också vem eller vilka som skall deltaga, vilket förberedande material behöver skickas ut med mera.

A – Agenda, utan en tydlig agenda för mötet är det lätt att det blir en massa ovidkommande diskussioner. Med en tydlig agenda kan också de inbjudna deltagarna avgöra om man faktiskt behöver närvara på mötet eller inte.

R – Roles, rules Gör klart vilka roller som är representerade på mötet, vem är drivande (ordförande) vem för anteckningar. Gör också klart om hur mobiltelefoner och datorer skall hanteras på mötet. Det tar mycket fokus från diskussionen när deltagarna kollar mailen, och arbetar med andra saker under mötets gång.  Håll mötet så kort att deltagarna klarar av att fokusera helt på det som mötet handlar om.

T – Time, tid till förfogande. Gör klart när mötet börjar och slutar. Starta mötet på utsatt tid oavsett hur många som är på plats, så småningom kommer folk att tycka att det är pinsamt att komma försent och missa delar av mötet. Se till att avsluta mötet 5 minuter innan utsatt tid så att du ger folk möjlighet att kolla mailen och ta sig till nästa möte.